Privacybeleid

Wie uw gegevens verwerkt

Twee vennootschappen dragen de activiteit van Plasm. De vennootschap die in uw contract, offerte of factuur staat, is voor dat dossier de verwerkingsverantwoordelijke. Voor deze website en voor elke vraag over privacy schrijft u naar het adres hieronder. Het geldt voor beide entiteiten.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld.

Wanneer u deze site bezoekt

Onze hostingpartner, Vercel Inc., registreert de aanvragen die naar de site gaan. Die technische logs bevatten uw IP-adres, de datum en het uur, de opgevraagde pagina, de antwoordcode, het type browser en het besturingssysteem.

Wij gebruiken die logs om de pagina's te bedienen, de site beschikbaar te houden en misbruik op te sporen. Wij gebruiken ze niet om u te identificeren of om een profiel op te bouwen. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website.

De video's op de startpagina, de aanbodpagina's en de cases staan niet op de pagina's zelf: ze worden geleverd vanuit de Vercel Blob-opslag. Wanneer een video laadt, gaan uw IP-adres en uw browsergegevens naar die dienst.

De lettertypes worden bij het bouwen van de site naar ons eigen domein gekopieerd. Uw browser roept dus geen server van Google aan om ze te tonen.

Wanneer u ons schrijft of een gesprek boekt

In dat geval geeft u ons zelf gegevens. Afhankelijk van het kanaal gaat het om:

• uw naam en voornaam
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer, als u het opgeeft
• de naam van uw bedrijf en uw functie, als u ze opgeeft
• de inhoud van uw bericht en van de verdere correspondentie
• de datum, het uur en de tijdzone van de afspraak die u boekt

De afspraken lopen via Cal.com, Inc. Het boekingsscript laadt samen met de pagina. Wanneer u het boekingsvenster opent en het formulier invult, verwerkt Cal.com die gegevens voor onze rekening, als verwerker.

Wij gebruiken die gegevens om u te antwoorden, het gesprek voor te bereiden, een voorstel op te maken en de commerciële opvolging te doen. De rechtsgronden zijn de maatregelen die op uw verzoek aan een contract voorafgaan, en ons gerechtvaardigd belang bij het beheer van onze commerciële relatie.

Wanneer u klant wordt

Om een opdracht uit te voeren verwerken wij de contactgegevens van de contactpersonen, de facturatiegegevens, het btw-nummer, de ondertekende contracten en offertes, de correspondentie over het dossier, de briefings, de toegangen tot advertentieaccounts die u ons toevertrouwt en de productiedocumenten.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van het contract en onze wettelijke verplichtingen inzake boekhouding en btw.

Wanneer u ons toegang geeft tot een advertentieaccount, een pagina of een mailbox, gebruiken wij die toegang alleen voor de afgesproken opdracht. U kunt ze op elk moment intrekken via het betrokken platform.

Wanneer u in een van onze films verschijnt

Wij filmen zaakvoerders, teams, klanten en soms mensen die op de opnameplaats aanwezig zijn. Het beeld en de stem van een herkenbare persoon zijn persoonsgegevens.

Voor wij een film verspreiden waarin iemand herkenbaar is, vragen wij een schriftelijke toestemming die het portretrecht en de voorziene gebruiken dekt. De rechtsgronden zijn uw toestemming en het contract met de vennootschap die de film bestelt.

U kunt uw toestemming op elk moment per e-mail intrekken. Wij halen de film dan weg van de kanalen die wij beheren en wij vragen onze klant hetzelfde te doen. De intrekking werkt niet terug in de tijd: ze maakt de eerdere verspreiding niet onrechtmatig, en ze bereikt mogelijk niet de kopieën die derden hebben gedeeld.

De campagnes die wij voor klanten beheren

Wanneer wij advertentieruimte kopen en campagnes sturen op Meta, TikTok, Snapchat, LinkedIn of Google voor een klant, bepaalt die klant de doeleinden en de middelen van de verwerking. Hij is de verwerkingsverantwoordelijke. Wij treden op als verwerker, op zijn instructies, binnen het kader van artikel 28 AVG.

De advertentieplatformen verwerken daarnaast zelf de gegevens die zij op hun eigen diensten verzamelen. Voor die verwerkingen treden zij op als verwerkingsverantwoordelijke of als gezamenlijke verantwoordelijke, en gelden hun eigen beleidsregels.

Bevat een campagne een formulier (lead ad), dan gaan de gegevens die u invult naar de adverteerder. Richt uw vragen over die gegevens aan de adverteerder. Schrijft u ons, dan bezorgen wij uw vraag aan de betrokken klant.

Overzicht van de rechtsgronden

Contract en precontractuele maatregelen

Uw vraag beantwoorden, een offerte opmaken, een opdracht uitvoeren, factureren.

Wettelijke verplichting

Onze boekhouding voeren, de btw-regels naleven, antwoorden op een vraag van een bevoegde overheid.

Gerechtvaardigd belang

Een veilige site laten werken, de commerciële relatie beheren en opvolgen, het bewijs van onze afspraken bewaren, onze rechten verdedigen.

Toestemming

Het beeld en de stem van een herkenbare persoon verspreiden, en elke verwerking waarvoor wij u uitdrukkelijk uw akkoord vragen.

Cookies en elementen van derden

Deze site plaatst geen advertentiecookies en geen cookies voor bezoekersmeting. Wij gebruiken er geen Google Analytics, geen Meta-pixel en geen gelijkwaardig instrument. Daarom toont de site u ook geen cookiebanner.

Twee elementen komen van andere bedrijven:

• de boekingsmodule van Cal.com, Inc., waarvan het script laadt op de pagina's met een knop “Een gesprek boeken”. Cal.com kan cookies plaatsen die voor zijn eigen dienst nodig zijn. Wij hebben geen toegang tot die cookies.
• de videobestanden, geleverd vanuit de Vercel Blob-opslag, die uw IP-adres ontvangt zodra een video laadt.

Voegen wij ooit een meetinstrument of een advertentiepixel toe aan deze site, dan vragen wij uw toestemming voor het laadt, en wij werken deze pagina bij.

Wie uw gegevens ontvangt

Uw gegevens blijven bij ons en bij de dienstverleners die ons laten werken. Elk van hen handelt op onze instructies, met een verwerkersovereenkomst:

Vercel Inc.

Hosting van de site, serverlogs, opslag en levering van de video's.

Cal.com, Inc.

Afspraken en de bijbehorende herinneringen.

Onze e-mailprovider

Hosting van onze mailboxen en van onze correspondentie met u.

Onze boekhouder en onze boekhoudsoftware

Facturen en verantwoordingsstukken.

De advertentieplatformen

Meta, TikTok, Snapchat, LinkedIn en Google, voor de campagnes die wij voor onze klanten beheren.

Onze raadgevers en de overheid

Advocaat, accountant of bevoegde overheid, wanneer de wet dat oplegt of wanneer wij onze rechten moeten verdedigen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en wij verhuren geen adressenbestanden.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Verschillende van die dienstverleners zijn in de Verenigde Staten gevestigd of verwerken daar een deel van de gegevens. Die doorgiftes steunen op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie over het EU–VS-kader voor gegevensbescherming, wanneer de dienstverlener daarvoor gecertificeerd is, of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

U kunt ons een kopie vragen van de waarborgen die voor een bepaalde doorgifte gelden.

Hoe lang wij de gegevens bewaren

Serverlogs

Onze hostingpartner bewaart ze een korte periode en verwijdert ze daarna automatisch.

Contactvragen en afspraken zonder gevolg

3 jaar na het laatste contact.

Contracten en klantendossiers

Tijdens de opdracht, en daarna tot 10 jaar, de verjaringstermijn voor contractuele vorderingen.

Facturen en boekhoudstukken

7 jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving oplegt.

Ruwe beelden en montagebestanden

Tijdens de met de klant afgesproken licentie, daarna gearchiveerd of verwijderd.

Toestemmingen voor portretrecht

Zolang de betrokken film wordt verspreid, en daarna tijdens de verjaringstermijn.

Uw rechten

De AVG geeft u de volgende rechten op de gegevens die wij over u verwerken:

• het recht op inzage: weten of wij gegevens over u verwerken, en er een kopie van krijgen
• het recht op verbetering van een onjuist of onvolledig gegeven
• het recht op wissing, in de gevallen die de verordening voorziet
• het recht op beperking van de verwerking
• het recht op overdraagbaarheid, voor de gegevens die u ons hebt bezorgd
• het recht van bezwaar tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang
• het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolg voor wat daarvoor gebeurde

Schrijf naar contact@plasm-agency.com om een van die rechten uit te oefenen. Wij antwoorden binnen de maand. Is de vraag complex, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en wij laten het u weten. Twijfelen wij ernstig aan uw identiteit, dan kunnen wij een bewijs daarvan vragen.

Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, +32 (0)2 274 48 00. U kunt zich ook tot de rechtbank wenden.

Beveiliging

De site loopt over HTTPS. Onze accounts en instrumenten zijn beveiligd met een apart wachtwoord per dienst. Wij beperken de toegang tot een dossier tot de mensen die eraan werken, en wij kiezen erkende dienstverleners.

Geen enkel systeem is onfeilbaar. Bij een inbreuk met een hoog risico voor uw rechten brengen wij u op de hoogte en verwittigen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de AVG voorschrijft.

Wijzigingen aan deze pagina

Wij werken deze pagina bij wanneer onze instrumenten of onze verwerkingen veranderen. De datum bovenaan geeft de geldende versie aan. Lees ze best opnieuw voor u ons gegevens bezorgt.

Een vraag over deze tekst of over uw gegevens? Schrijf naar contact@plasm-agency.com.